Συσσωρεύονται οι λογαριασμοί στο κάτω συρτάρι σας, δεν μπορείτε πλέον να βρείτε τα στοιχεία ασφάλισης του οχήματός σας ή ψάχνετε απεγνωσμένα να βρείτε τα εκκαθαριστικά σας; Τότε είναι καιρός να βάλετε σε τάξη τα έγγραφά σας. Μάθετε εδώ πώς να ταξινομείτε τα χαρτιά και να τακτοποιείτε τον υπολογιστή σας, ώστε να βρίσκετε σημαντικά έγγραφα πιο γρήγορα στο μέλλον.
Ταξινομήστε έγγραφα και καθαρίστε τον υπολογιστή σας
Όταν δυσκολεύεστε ανάμεσα σε σωρούς χαρτιού να βρείτε τα τιμολόγιά σας, ήρθε η ώρα να ταξινομήσετε τα έγγραφά σας. Διαβάστε περισσότερα εδώ.
Εάν θέλετε να καθαρίσετε τον υπολογιστή σας, μπορείτε να επιλέξετε από μια μεγάλη ποικιλία λογισμικού που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν από το Διαδίκτυο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το ακριβό λογισμικό δεν είναι απαραίτητο. Μια γρήγορη αναζήτηση στο Διαδίκτυο θα σας βοηθήσει να βρείτε το κατάλληλο, δωρεάν λογισμικό για τους σκοπούς σας.
Χρησιμοποιείτε σκόνη ρούχων, κάψουλες απορρυπαντικού ή υγρό απορρυπαντικό για να πλύνετε τα ρούχα σας;
Οργανώστε έγγραφα
Για να αντιμετωπίσετε το χάος, θα πρέπει πρώτα να αποφασίσετε ένα σύστημα με το οποίο μπορείτε να οργανώσετε τα αρχεία σας. Θα πρέπει να το σχεδιάσετε με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι λογικό για εσάς. Τα πιο σημαντικά έγγραφα θα πρέπει να είναι πάντα κοντά - τα πιο σημαντικά δεδομένα θα πρέπει επομένως να τοποθετούνται στην κορυφή κάθε φακέλου ή ευρετηρίου κάρτας, όπου μπορείτε να τα βρείτε εύκολα ξανά. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα ουσιαστικό σύστημα.
- Δημιουργήστε κατηγορίες και τακτοποιήστε το περιεχόμενο χρονολογικά: Δημιουργήστε φακέλους ή αρχεία για διαφορετικές θεματικές ενότητες όπου μπορείτε να τακτοποιήσετε τα έγγραφα χρονολογικά. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε έναν φάκελο εργασίας για τα δελτία πληρωμής και τις συμβάσεις εργασίας, έναν φάκελο ασφάλισης για ασφάλειες αυτοκινήτου, σπιτιού και ζωής και έναν φάκελο τράπεζας για αντίγραφα κίνησης τραπεζών και πληροφορίες λογαριασμού. Στον φάκελο της τράπεζας βάζετε το παλιότερο αντίγραφο κίνησης λογαριασμού στο πίσω μέρος, το νεότερο μπροστά κ.ο.κ.
- Κρατήστε μαζί τα σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας: Για να μην χρειάζεται την επόμενη φορά που θα κάνετε τη φορολογική σας δήλωση να εργαστείτε σε έναν ολόκληρο φάκελο για να βρείτε τον αριθμό τηλεφώνου του λογιστή σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν επιπλέον φάκελο με όλα τα σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας και ονόματα των προσώπων επικοινωνίας σας.
- Δημιουργία δοχείων για νέα έγγραφα: Χρησιμοποιήστε θήκες για να ταξινομήσετε την εισερχόμενη αλληλογραφία, ώστε να μπορείτε να την επεξεργαστείτε πιο γρήγορα στη συνέχεια. Επομένως, μπορεί να έχει νόημα να δημιουργήσετε ένα αποθετήριο για τα εισερχόμενα τιμολόγια και ένα αποθετήριο για όλες τις άλλες επιστολές και έγγραφα. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο κατά την ταξινόμηση και την αρχειοθέτηση εγγράφων.
- Ταξινομείτε τακτικά έγγραφα: όσο πιο συχνά οργανώνετε και αρχειοθετείτε τα νέα έγγραφα, τόσο λιγότερη προσπάθεια χρειάζεται. Σας εμποδίζει επίσης να πληρώνετε τους λογαριασμούς καθυστερημένα και να χάνετε προθεσμίες. Για παράδειγμα, περάστε τα αρχεία σας μία φορά την εβδομάδα και στη συνέχεια αρχειέστε τα.
Καθαρίστε τον υπολογιστή
Τα ψηφιακά δεδομένα πρέπει επίσης να ταξινομούνται από καιρό σε καιρό. Αυτό όχι μόνο σας βοηθά να βρίσκετε καλύτερα τον δικό σας υπολογιστή, αλλά κάνει επίσης τον υπολογιστή σας να λειτουργεί πιο γρήγορα και δημιουργεί επιπλέον χώρο αποθήκευσης. Δείτε τι πρέπει να κάνετε όταν θέλετε να καθαρίσετε τον υπολογιστή σας:
- Αρχικά, απεγκαταστήστε όλα τα προγράμματα που δεν χρησιμοποιείτε πλέον, που έχουν λήξει ή που σας ανήκουν περισσότερα από ένα. Ρωτήστε τον εαυτό σας αν χρειάζεστε πραγματικά τρία διαφορετικά προγράμματα περιήγησης και εάν θέλετε να παίξετε ξανά παλιά παιχνίδια.
- Μετά από αυτό, θα πρέπει να αφαιρέσετε τα προσωρινά αρχεία που αφήνουν πίσω τα διαγραμμένα προγράμματα. Τα νεότερα λειτουργικά συστήματα έχουν συχνά μια εκκαθάριση δίσκου που κάνει αυτό το βήμα αυτόματα.
- Στη συνέχεια, διαγράψτε τυχόν παλιά αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον.
- Κάθε φορά που καθαρίζετε τον σκληρό σας δίσκο, είναι λογικό να τον ανασυγκροτήσετε μετά. Αυτό θα συμπληρώσει τα κενά που αφήνουν τα διαγραμμένα προγράμματα καθώς τα υπόλοιπα δεδομένα πλησιάζουν μεταξύ τους. Με νεότερους σκληρούς δίσκους, τους λεγόμενους δίσκους στερεάς κατάστασης (SSD), αυτό δεν είναι πλέον απαραίτητο. Εδώ το λειτουργικό σύστημα ενημερώνει αυτόματα τον σκληρό δίσκο για το πού υπάρχει χώρος για νέα δεδομένα, γεγονός που μπορεί να αυξήσει την ταχύτητα εγγραφής.
Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για υπολογιστή ή γραφείο - κάντε τη ζωή σας πιο εύκολη ταξινομώντας τα έγγραφά σας και δημιουργώντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης που να προστατεύεται από το μέλλον. Αυτό κάνει πιο γρήγορες δυσάρεστες εργασίες όπως η πληρωμή λογαριασμών και η ανανέωση της ασφάλισης.
- Ταξινόμηση χαρτιών και τακτοποίηση του σκληρού δίσκου: Δεν έχει σημασία αν θέλετε να τακτοποιήσετε τα έγγραφά σας στη μελέτη ή τα αρχεία σας στον υπολογιστή. Το πρώτο βήμα είναι πάντα να έχετε μια επισκόπηση αυτού που έχετε ήδη και να καθαρίσετε τυχόν έγγραφα ή αρχεία που δεν χρειάζεστε.
- Οργανώστε τον υπολογιστή και τα έγγραφά σας: Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα σύστημα οργάνωσης που θα σας βοηθήσει να βρείτε σημαντικά πράγματα γρήγορα.
- Διατηρώντας τα πράγματα σε τάξη: Ίσως το πιο δύσκολο βήμα είναι να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το νέο σύστημα στο μέλλον. Αυτό σημαίνει ότι υποβάλλετε τακτικά νέους λογαριασμούς και επιστολές και αποθηκεύετε αρχεία στον υπολογιστή σας όπου ανήκουν.
Διαβάστε επίσης: Αφαιρέστε τους λεκέδες από το στρώμα
Σχετικά Άρθρα
