Ένας σωρός χαρτιά στο σπίτι, ένα βουνό από έγγραφα στη δουλειά - ο καθένας μας γνωρίζει αυτή τη συντριπτική εικόνα, κυριολεκτικά και μεταφορικά. Επιπλέον, δεν είναι καθόλου το χειρότερο θέαμα. Το χειρότερο μέρος είναι ότι δεν μπορείτε να βρείτε το έγγραφο που χρειάζεστε πολύ. Και από εδώ είναι μόνο ένα βήμα μακριά από το άγχος και τα περιττά νεύρα. Γι' αυτό η ομάδα της Google έχει ετοιμάσει πρακτικές συμβουλές για εσάς, χάρη στις οποίες θα βάλετε μια για πάντα τάξη στα έγγραφά σας, θα αποφύγετε το άγχος και θα βάλετε περισσότερη τάξη στη ζωή. Ακολουθεί ο σύντομος οδηγός μας για το πώς να ταξινομήσετε τα έγγραφά σας.
Πρακτικές συμβουλές για το πώς να οργανώνετε έγγραφα στο σπίτι και στην εργασία.
Ξεφορτωθείτε την ακαταστασία στα έγγραφα μια για πάντα.
Κατά τον καθαρισμό των εγγράφων σας, σκεφτείτε εάν μπορείτε να αρχίσετε να λαμβάνετε κάποιο από αυτά σε ηλεκτρονική μορφή, π.χ. τραπεζικές κινήσεις. Με αυτόν τον τρόπο θα μειώσετε την ποσότητα του χαρτιού που σπαταλάτε και πιθανώς θα εξοικονομήσετε και τραπεζικές χρεώσεις.
Πώς πλένετε τα πιάτα;
Διαχωρισμός εγγράφων - χρήσιμα αξεσουάρ
Δεν αρκεί να ταξινομήσετε σωστά τα χαρτιά. Στη συνέχεια, πρέπει να τα τακτοποιήσετε και να τα αποθηκεύσετε, ώστε να μπορείτε πάντα να βρίσκετε εύκολα την επιστολή ή τον λογαριασμό που ψάχνετε. Επομένως, πριν ξεκινήσετε τον καθαρισμό, ετοιμάστε όλα τα απαραίτητα αξεσουάρ:
- φακέλους ή φακέλους,
- κουτιά από χαρτόνι, π.χ. για παπούτσια
- συνδετήρες και συνδετήρες,
- αυτοκόλλητα αυτοκόλλητα / ετικέτες,
- μαρκαδόροι και στυλό,
- Μπλουζάκια για έγγραφα (πολλά!),
- συρραπτικό, puncher,
- κίτρινες αυτοκόλλητες σημειώσεις,
- συνδετικά.
Διαχωρισμός εγγράφων - διαίρεση σε κατηγορίες
Αφού έχετε έτοιμα όλα τα απαραίτητα αξεσουάρ, σκεφτείτε σε ποιες κατηγορίες θα χωρίσετε τα έγγραφά σας. Για να μην χάσετε τίποτα, γράψτε μια λίστα με αυτά σε ένα χαρτί. Παρακάτω θα βρείτε τις προτάσεις μας για τις πιο δημοφιλείς κατηγορίες. Για ορισμένους, αξίζει να εισαχθεί μια διαίρεση σε έγγραφα που σχετίζονται με κάθε μέλος της οικογένειας.
Εδώ είναι η πρότασή μας για κατηγοριοποίηση:
- Ακίνητα: ασφαλιστήρια συμβόλαια, λογαριασμοί, συμβολαιογραφικές πράξεις, συμβόλαια με προμηθευτές ενέργειας, φυσικού αερίου, Διαδικτύου, ειδοποιήσεις από τον οικιστικό σύλλογο κ.λπ.
- Οικονομικά: συμβάσεις και αλληλογραφία με τράπεζες, δανειακές συμβάσεις, καταστάσεις λογαριασμών, έγγραφα σχετικά με το Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων, έγγραφα από την Εφορία κ.λπ.
- Αυτοκίνητο: ασφαλιστήρια συμβόλαια, λογαριασμοί επισκευής, έγγραφα αυτοκινήτου κ.λπ.
- Επιχειρηματικά έγγραφα (εάν έχετε επιχείρηση): τιμολόγια, συμβόλαια κ.λπ.
- Αγορές: λογαριασμοί, εγγυήσεις κ.λπ.
- Υγεία: αρχεία εμβολιασμού, αποτελέσματα δοκιμών, παραπομπές κ.λπ.
- Εργασία: βεβαιώσεις εργασίας, συμβάσεις εργασίας, πιστοποιητικά, διπλώματα, γνωματεύσεις.
- Εκπαίδευση: διπλώματα, πιστοποιητικά.
- Προσωπικά έγγραφα: πιστοποιητικά γέννησης, πιστοποιητικά γάμου, πιστοποιητικά θανάτου, δικαστικά έγγραφα, πληρεξούσια κ.λπ.
Ξεκινήστε την κατάθεση εγγράφων στο σπίτι και στο γραφείο
Σημειώστε το όνομα κάθε κατηγορίας σε ξεχωριστό φύλλο. Τοποθετήστε τις υπογεγραμμένες σελίδες στο γραφείο σας ή στο πάτωμα - όπου θα αρχειοθετήσετε έγγραφα. Ετοιμος? Ώρα να ξεκινήσετε την ταξινόμηση. Αξίζει επίσης να ετοιμάσετε ένα μέρος για να πετάξετε τα περιττά χαρτιά, γιατί στο ξεφύλλισμα σίγουρα θα βρείτε και τέτοια. Εάν καθαρίζετε το γραφείο, βάλτε τα περιττά χαρτιά σε έναν τεμαχιστή, εάν είστε στο σπίτι - θυμηθείτε να τα σκίσετε.
Τακτοποιήστε τα έγγραφα
Διαβάστε επίσης: Πώς να καθαρίσετε τον υπολογιστή σας από το εσωτερικό
Όταν όλα τα έγγραφα ταξινομηθούν κατά κατηγορία, τοποθετήστε τα σε φακέλους ή τοποθετήστε τα σε βιβλιοδεσίες. Σας συμβουλεύουμε να τακτοποιήσετε τα έγγραφά σας με τη σειρά από το παλαιότερο στο νεότερο. Χάρη σε αυτό, είναι πιο εύκολο να βρείτε τα πιο ενημερωμένα και θα διατηρήσετε την τάξη στα βιβλιοδέματά σας - την επόμενη φορά μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα έγγραφα στο μπροστινό μέρος.
Κάντε μια λεπτομερή περιγραφή
Τέλος, περιγράψτε τα κλασέρ και τους φακέλους - κολλήστε πάνω τους αυτοκόλλητα / ετικέτες ή αυτοκόλλητες σημειώσεις και υπογράψτε τα. Απομένει μόνο να τοποθετηθεί σε ένα ράφι. Φτου. Ετοιμος!
Οργανώστε έγγραφα εν κινήσει
Για να μην χάνετε χρόνο τοποθετώντας κάθε νέο έγγραφο ή ειδοποίηση σε βιβλιοδεσία, συλλέξτε τα μαζί σε ένα δοχείο ή σε ένα κουτί. Καθώς το κουτί πρέπει να ταιριάζει σε φύλλα Α4, ένα κουτί παπουτσιών θα είναι τέλειο για αυτόν τον ρόλο. Μία φορά την εβδομάδα (για έγγραφα εργασίας) ή μία φορά το μήνα (για έγγραφα που έχετε στο σπίτι), αφιερώστε ένα τέταρτο της ώρας τοποθετώντας τα σε κατάλληλο φάκελο ή βιβλιοδεσία. Χάρη σε αυτό, μπορείτε εύκολα να διατηρήσετε την τάξη στο γραφείο και στο σπίτι, θα απαλλαγείτε από το άγχος και το χάος!
Σχετικά Άρθρα
